Business English (II)

We bring you the second part of the vocabulary related to business English. In this second part we will focus on phrases related to answering the phone; and vocabulary and sentences to communicate with during a meeting (whether you are a participant or part of the chair). Also, and if you have missed the first part of “Business English”, here we leave it for you .

Answer the phone

• Good morning/Good afternoon, Susan [your name] speaking. (Buenos días/Buenas tardes. Le habla Susan [su nombre].)
• XY Company [Company name], this is Susan [your name] speaking, how can I help you? ([Nombre de empresa], mi nombre es [su nombre], ¿cómo le puedo ayudar?)

Ask for someone

• May I/Could I speak with Mrs. Swanson please. (¿Podría hablar con la Sra. Swanson, por favor?)
• I’d like to speak with Mrs. Swanson, please. (Me gustaría hablar con la Sra. Swanson, por favor.)
• I’m trying to contact Mrs. Swanson. (Estoy intentando contactar con la Sra. Swanson.)

Ask the name of the caller

• May I get your name, please? (¿Podría darme su nombre, por favor?)
• May I say who’s calling? (¿Puedo decirle quién está llamando?)
• With whom am I speaking? (¿Con quién hablo por favor?)
• Who’s calling, please? (¿Quién llama, por favor?)

Explain the reason for the call

• I’m calling to ask about… (Llamo referente…)
• I’m calling in regards to… (Estoy llamando en cuanto a…)
• I’m phoning to tell you about… (Estoy llamando para explicarle…)
• Poner a alguien en espera
• Can you please hold a moment? (¿Puede esperar un momento, por favor?)
• One moment, please. (Un momento, por favor.)
• Hold the line, please. (Manténgase en línea, por favor.)
• Please hold. (Espere por favor.)

Connect / Pass the call

• Thank you for holding. (Gracias por esperar.)
• I’ll transfer you now. (Ahora le paso.)
• I’ll put you through now. (Ahora le paso.)
• I’ll connect you now. (Ahora le conecto.)
• I’m sorry, but he/she is not available right now. (Lo siento, pero no está disponible ahora.)
• I’m sorry, his/her line is busy. (Lo siento, pero su línea está ocupada.)
• He/she is in a meeting at the moment. (Está en una reunión en este momento.)
• Could you call back later? (¿Podría volver a llamar más tarde?)

When we do not understand or do not hear well

• I’m sorry, I don’t understand. Could you repeat that, please? (Lo siento, no he entendido. ¿Me lo podría repetir, por favor?)
• I’m sorry, I can’t hear you very well. Could you speak up a little, please? (Lo siento, no le oigo bien. ¿Podría hablar más fuerte, por favor?)
• Could you spell that, please? (¿Me lo podría deletrear, por favor?)

Messages

• Would you like to leave a message? (¿Quiere dejar un mensaje?)
• May I leave a message, please? (¿Puedo dejar un mensaje por favor?)
• Could you give him/her a message? (¿Puede darle un mensaje?)
• Could you tell him/her that I called? (¿Podría decirle que he llamado?)
• Could you ask him/her to call me back, please? (¿Podría pedirle que me llame, por favor?)
• What’s your name, please? (¿Cómo se llama, por favor?)
• What’s your number, please? (¿Cuál es su número de teléfono de contacto, por favor?)
• When is a good time to call back? (¿Cuándo es un buen momento para volver a llamar?)

Call closure

• Thank you very much for your help. (Gracias por su ayuda.)
• Thanks for the information. (Gracias por la información.)
• Thank you for calling/your call. (Gracias por su llamada.)
• Good-bye/Bye. (Adiós)
• Take care. (Tenga cuidado.)
• Have a nice day! (¡Que le vaya bien!/¡Que tenga un buen día!)

During negotiation

• Excuse me for interrupting →Perdón por interrumpir
• To that end, I’m asking… →Con este propósito pido…
• How do we initiate the process? →¿Cómo iniciamos el proceso?
• I’ll pass the message on →  Le trasladaré el mensaje
• Can you offer us a discount if we order a large quantify?→¿Puede ofrecernos un descuento si pedimos una gran cantidad?
• Better later than never →  Más vale tarde que nunca
• Beat about the bush → Andar con rodeos

To convince

• You’ll see great improvements across the board → Veréis grandes mejoras en todos los departamentos
• We can’t afford to make mistakes → No podemos permitirnos ningún error
• No matter what  → Sea como sea
• You’re between a rock and a hard place → Estás entre la espada y la pared
• You have no further contractual commitments → No tienes otras obligaciones por contrato
• Yes, that sounds good  → Si, eso suena bien
• I would appreciate a quick reply → Agradecería una respuesta rápida

Interrupt a meeting – by the Chair

• Ok, Peter, if I could just quickly interrupt you there… (Ok, Peter, si me permites interrumpirte un momento con eso…)
• Dave, sorry to interrupt but I’d like to hear some other views on this.  (Dave, siento interrumpirte pero me gustaría escuchar otras opiniones al respecto.)
• If I could just stop you there for a second. (Permíteme interrumpirte un segundo)

Interrupt a reunion- by participants

IN A FORMAL WAY:

• Can I share an idea? (¿Puedo compartir una idea?)
• I would like to add something. (Me gustaría añadir algo.)
• Can I add… (¿Puedo añadir …)
• I don’t mean to interrupt, but … (No quisiera interrumpir, pero …)
• Excuse me, I’d like to say something. (Disculpen, me gustaría decir algo.)
• Sorry to hold the meeting up, but… (Perdón por interrumpir, pero antes de seguir avanzando me gustaría …)

IN A MORE INFORMAL WAY:

• Wait, what about_____ (Espera, ¿qué tal si_____?)
• One quick thing… (Una cosa rápida…)
• Just let me say… (Sólo déjeme decir…)
• Just one thing… (Sólo una cosa …)
• Can I say something? (¿Puedo decir algo?)
• Just a minute… (Solo un minuto…)
• I’d like to make a point. (Me gustaría hacer una aclaración.)
• Can I come in here? (¿Puedo opinar una cosa sobre eso?)
• Do you mind if I just come in here? (¿Te importa si añado una cosa sobre esto?)
• Could I interrupt you for a moment? (¿Podría interrumpirte un segundo?)
• May I just add something here? (Me permites añadir algo aquí?)
• While we’re on the subject, I’d like to say… (Mientras estamos en el tema, me gustaría decir…)
• I do feel quite strongly that… (Considero totalmente que …)

To ask for clarification

• Would you mind clarifying this point? (¿Te importaría aclarar este punto?)
• Sorry, but could you outline the main points again? (Perdona, pero ¿podrías resumir los puntos principales de nuevo?)
• I’m not sure I understood your point about… (No estoy seguro de haber entendido tu punto sobre…)
• Sorry, could you repeat that please? (Lo siento, podrías repetirlo por favor?)

Preventing an outage – the Presidency

• Just a moment, Pauline.I’ll come back to you in a minute. (Un momento, Pauline, ya vuelvo contigo en un minuto.)
• One at a time, please. (De uno en uno, por favor.)
• Please let her finish what she was saying. (Por favor, deja que termine lo que estaba diciendo.)

Prevent an interruption – the participants

• Actually, if you could just let me finish…
  (De hecho, si me permites terminar lo que estaba diciendo …)
• Just let me finish, if you wouldn’t mind…
  (Solo déjame terminar, si no te importa …)
• Actually, I’ve nearly finished…
  (En realidad, ya casi estoy terminando…)

Keep the meeting on schedule

• We’re running out of time. (Nos estamos quedando sin tiempo.)
• Unfortunately, we don’t have any more time to spend on this issue. (Por desgracia, no tenemos más tiempo para dedicar a este tema.)
• Ok, everyone, we’re almost out of time. (Ok, todo el mundo, casi se nos está acabando el tiempo.)
• We are getting really behind schedule. (Nos estamos retrasando mucho con respecto alplanning.)

Summarize the discussion

• Can you go into further detail on this please? (¿Puedes entrar en más detalles sobre esto, por favor?)
• I’m not sure if I’ve fully understood the main points here… (No estoy seguro de si he entendido plenamente los puntos principales aquí …)
• Could yousummarize the main points of this discussion, please? (¿Podrías resumir los puntos principales de esta discusión, por favor?)
• Would you mind summing up what you’ve just said? (¿Te importaría resumir lo que acabas de decir?)
• So, in a nutshell, what you’re saying is… (Así, que en pocas palabras, lo que estás diciendo es …)

Close a meeting

• We have to bring this to a close. (Tenemos que cerrar este tema.)
• I think we’ve covered everything. (Creo que lo hemos cubierto todo.)
• I don’t think there’s anything else left. (No creo que nos quede ningún tema más por discutir.)
• That’s everything on the agenda. (Ok. Eso es todo en la orden del día.)
• Does anyone have anything else before we finish? (¿Alguien tiene otra cosa que añadir antes de terminar?)
• Is there any other business? (¿Hay algún otro tema?)
• Are there any final questions? (¿Hay alguna última pregunta?)
• Let’s finish there. Thank you all for coming and I’ll see you again the next week. (Ok, vamos a terminar aquí. Gracias a todos por venir y os veré de nuevo la próxima semana.)
• It’s getting late. Let’s call it a day. (Se está haciendo tarde. Demos la reunión por terminada.)

Urge a decision

• I really would like a decision before we close the meeting. (Realmente me gustaría tener una decisión tomada  antes de acabar la reunión.)
• Can we come to a decision before we leave? (¿Podemos llegar a una decisión antes de que nos vayamos?)
• Are we all ready to make a decision? (¿Estamos todos listos para tomar una decisión?)

Organize the next meeting

• Let’s set a time for our next meeting. (Pongamos  una fecha para nuestra próxima reunión.)
• Is tomorrow a convenient day for our next meeting? (¿Os vendría bien que nuestra próxima reunión tuviera lugar mañana?)
• I’ll confirm the date and location of our next meeting by email. (Voy a confirmar la fecha y sitio de nuestra próxima reunión por correo electrónico.)
• I’ll email you the time of our next meeting. (Te voy a  enviar por correo electrónico la fecha de nuestra próxima reunión.)

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Finally, remember that you can check the next calls for any official exam on online platform number 1 .