¿Cómo escribir un email de trabajo en inglés?

El email ha pasado a ser el método más sencillo y a la vez más importante para comunicarse en el mundo empresarial, por ello, hoy hablaremos de «cómo escribir un correo de trabajo en inglés». Tras una encuesta que se realizó allá por el 2013, el 92% de las personas decían que el correo electrónico es una herramienta muy valiosa para trabajar. A la misma vez el 64% también descubrió, que esta forma de comunicarse podría causar confusión o enfado accidental en el lugar de trabajo

Escribir bien un correo electrónico

Lo verdaderamente importante es ¿cómo puedes asegurarte que se lean tus correos electrónicos? Como bien sabes, simplemente con presionar «enviar» no da seguridad de que tu correo electrónico se leerá de inmediato. Entonces, necesitas saber cómo llamar la atención de las personas a quienes van dirigidas tus emails, esto es algo que no se tiene en cuenta pero que sin embargo, es muy importante.

¿Cómo llamar la atención del destinatario?

Naturalmente, no cabe la menor duda de que para utilizar el correo electrónico al objeto de comunicarse bien, lo primero que hay que hacer es escribir buenos correos electrónicos y esto, afortunadamente, no es difícil, al contrario,  puede ser mucho más fácil de lo que crees. Así pues es posible escribir email comerciales en inglés de forma fácil.

Reglas para escribir un buen email

Si escucharas o leyeras de tu destinatario: That was an amazing email. («Ese fue un correo electrónico increíble»), probablemente algo que parece sencillo y sin la menor importancia, adquiriría un valor ante ti extraordinario. ¿Quién no querría escuchar eso? Well you can! ¡Bien tú puedes! Todo lo que tienes que hacer es tomar nota y seguir estas sencillas reglas.

Regla primera: Sea claro

Para comenzar a escribir correos electrónicos claros y penetrantes, todo lo que necesitas utilizar es lo siguiente:

• Oraciones cortas
• Lenguaje simple
• Gramática correcta

Regla segunda: sea también breve

¿Qué trabajo te cuesta enviar dos correos electrónicos en vez de uno solo? Seguro que nada. Entonces, ¿para qué y por qué escribir acerca de un puñado de temas en un correo electrónico? Lo ideal es que  tus correos electrónicos sean breves enfocándolos en un solo tema. Explica tu principal razón en el primer párrafo. Debes ser  específico sobre lo que quieres.

Empiezas por preguntarte qué quieres que haga la persona destinataria como resultado de este correo electrónico. El solo hecho de hacerte esta pregunta te ayudará a enfocar tu correo electrónico.

Regla tercera: escribe una línea sobre el asunto de manera sólida

• ¿Qué te induce a querer abrir un correo electrónico? Puede que sea el nombre de la persona que lo envía. Pero si eres como la inmensa mayoría de las personas, abrirás un correo electrónico al leer en la entrada que se trata de un asunto consistente.
• ¿Por qué? Pues porque obviamente la línea de asunto tiene el atractivo de un titular de periódico popular. La línea de asunto debe llamar la atención y hacer que cualquiera tome interés por leer tu correo electrónico.

Puedes escribir titulares contundentes utilizando el enfoque de lo que llamaremos  «4 U» que es lo que enseñan los instructores de escritores y artistas estadounidenses.

Las 4 U de escribir titulares son:

• Unique (Único)
• Urgent (Urgente)
• Useful (Útil)
• Ultra specific (Ultra específico) (muy específico)

Convendremos que las líneas de asunto de tu correo electrónico definitivamente deberían ser útiles y ultra específicas.

Aplique las otras dos U solo cuando tenga sentido hacerlo.

¿Por qué? sencillamente, porque si intentas que todos los correos electrónicos que envíes parezcan urgentes, ninguno de ellos lo parecerá realmente y esto es fácil de entender. También, el hecho de ser demasiado exclusivo podría hacer que tu correo electrónico parezca spam. Y eso jamás debería ocurrir.

Regla cuarta: Sea educado

¿Utilizarías signos de exclamación y todo en mayúsculas en una carta formal? No debes hacerlo, por nada. Para los lectores, demasiados signos de exclamación les parecerán gritos y eso altera los nervios. Igual sucede con relación a las palabras escritas en mayúsculas.

Mantén tus correos electrónicos educados y formales. Recuerda, que aunque sin querer es posible que tus correos electrónicos no sean solo para la persona a la que se los envía.

Norma cinco: utiliza el tono adecuado

Quedamos en que el buen correo electrónico debe ser claro y breve, pero de ninguna de las maneras debe ser o parecer brusco (groseramente breve). Utiliza la longitud de las oraciones, la puntuación y el lenguaje cortés para crear el tono más adecuado. Cuanto más sencillo es un correo, tanto mayor efectividad tiene.

Por otro lado, debes emplear el lenguaje correcto para cada parte del correo electrónico. Los correos electrónicos comerciales son como cartas y tienen un formato. Su contenido puede ser:

• Un saludo (una palabra o frase como «Sirs» («Señores»), «Dear Sir» («Estimado señor»), «Dear lady» («Estimada señora») o To whom it May concern («A quien corresponda)» que son las formas correctas que se utilizan para comenzar una carta)
• Una frase de apertura
• Un final
• Un cierre
• El lenguaje que usa en cada parte se suma a la claridad y el tono del correo electrónico.

Saludo:

El saludo que elijas cambiará dependiendo de quién sea tu audiencia. Ayuda a establecer el tono de tu correo electrónico. ¿Usarías «Hey» en el saludo de un correo electrónico formal? Está claro que resulta feo y despectivo, no se debe utilizar. En su lugar, comenzaría con Dear («Estimado») y el nombre de la persona a la que le está escribiendo.

Por ejemplo:

• Dear Sir or Madam («Estimado señor o señora)» (si no sabe el nombre de la persona que lee el correo electrónico)
• Dear Mr Smith («Querido señor Smith»)
• «Dear Jim» (más informal)

Reservate Hello («Hola») y «Hears» («Oye») para cuando desees crear un tono informal.

¿Qué escribes cuando tu correo electrónico va a un grupo de personas? Algunos saludos comunes para grupos son:

• Dear all («Queridos todos») (más formal)
• Hi everyone («Hola a todo (más informal)

Frase de apertura:

Su frase inicial es la clave para escribir un email claro. Una buena oración inicial le dice al lector de qué se trata el correo electrónico.

Por ejemplo, si estás escribiendo para dar seguimiento a algo, puedes comenzar con cualquiera de estos:

• I’m just writing … » («Solo estoy escribiendo …»)
• Just a quick note («Solo una nota rápida…»)

Por último, y si lo que te planteas es obtener un título oficial te dejamos esta plataforma con la que saber cuáles son las próximas convocatorias disponibles.

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